V ranných správach RTVS som mal nedávno príležitosť hovoriť o téme, ktorá je síce menej atraktívna, ale o to dôležitejšia – archivácia účtovných dokladov. Samotné podanie daňového priznania totiž ešte neznamená, že máme „vybavené“.
Ako dlho musíte archivovať?
Veľmi stručne povedané: doklady treba archivovať 11 rokov po roku, ktorého sa týkajú. Napríklad účtovné a daňové doklady za rok 2023 musíte uchovať až do konca roku 2034.
Ale pozor, nie všetky doklady majú rovnakú lehotu!
Sú typy dokumentov, ktorých archivačné lehoty sú výrazne dlhšie:
-
Doklady k nehnuteľnostiam – ak sa jedná o majetok evidovaný v účtovníctve a odpisovaný, odporúča sa archivácia po celú dobu odpisovania, teda 20 až 40 rokov.
-
Mzdové listy a osobné zložky zamestnancov – ide o dôležité dokumenty pre dôchodkové nároky, preto sa odporúča archivácia 50 až 70 rokov.
Menej známe, ale dôležité povinnosti
1)
Podľa Zákona o archívoch a registratúrach môže podnikateľom alebo firmám vzniknúť povinnosť odovzdať dokumenty so stálou dokumentačnou hodnotou do štátneho archívu. Túto hodnotu určuje samotný archív, preto je potrebné požiadať o zatriedenie do kategórie pôvodcov registratúry.
2)
Archivácia po skončení činnosti
Povinnosť archivácie nezaniká ani vtedy, keď:
-
ukončíte podnikanie ako SZČO,
-
zanikne právnická osoba (napr. firma sa zruší),
-
zomrie fyzická osoba (napr. podnikateľ).
V takýchto prípadoch je dôležité, aby bola oznámená osoba, ktorá preberá archivačnú zodpovednosť. Ak sa tak nestane, zodpovednosť prechádza na:
-
samotnú fyzickú osobu (ak žije),
-
posledného štatutára právnickej osoby,
-
dedičov, ak ide o úmrtie.
3)
DPH a archív: dôkazná povinnosť
Pri daňovej kontrole na DPH sa neraz žiada preukázanie, ako si platiteľ overil svojho obchodného partnera. Nejde o formalitu – ak podnikateľ nevie preukázať, že si preveril dôveryhodnosť partnera, môže mu byť dodatočne vyrubená DPH. Aj „nevedomé“ zapojenie do daňového podvodu sa totiž môže skončiť sankciami.
Preverenie obchodných partnerov môže byť kľúčové pri obhajobe voči daňovému úradu – a treba ho nielen vykonať, ale aj predložiť o ňom doklady.
Ak máte záujem, link na rozhovor v RTVS nájdete tu (od 1:16)